Eventmanger:in (m/w/d) - von Opening bis exklusivem Dinner
Wir suchen eine:n erfahrene:n Eventmanager:in (m/w/d) zur Planung und Umsetzung von hochkarätigen Veranstaltungen vom Opening bis C-Level Dinner.
Du bist kommunikativ, zuverlässig, behältst auch bei vielen Details den Überblick – und fühlst dich am Telefon genauso sicher wie im schriftlichen Austausch auf Deutsch und Englisch? Dann freuen wir uns auf Dich.
Mit dem UBS Digital Art Museum entsteht aktuell in der Hamburger HafenCity Europas größtes Museum, das sich ausschließlich digitaler und immersiver Kunst widmet. Eröffnung ist 2026 mit der Dauerausstellung „teamLab Borderless“ und Du kannst Teil davon werden!
Unsere Mission: Wir wollen eine der relevantesten Plattformen für digitale und immersive Kunst in Europa werden und dieses Genre für alle erlebbar und zugänglich machen.
AUFGABEN
GÄSTEMANAGEMENT & KOMMUNIKATION
Aufbau, Pflege und Verwaltung von Gästelisten (Invite-Management, Zu-/Absagen, Status-Tracking)
Nachtelefonieren bei Einladungen / RSVPs sowie freundliches, verbindliches Follow-up
Schriftliche Kommunikation mit Gästen (Einladungen, Reminder, Infos vor dem Event, Dankesnachrichten)
Koordination von Außerplanmäßigen Themen (Begleitpersonen, VIPs, Allergien, Sitz-/Zutrittslogik etc. – je nach Event)
EVENTVORBEREITUNG & ORGANISATION
Planung und Vorbereitung von Events (Ablaufplanung, Projektmanagement, Timings, Checklisten)
Abstimmung innerhalb des Teams & externen Dienstleister:innen
Anfragen von Angeboten sowie führen von Verhandlungen (z. B. Catering)
DURCHFÜHRUNG & NACHBEREITUNG
Unterstützung bei der Eventdurchführung (Check-in, Ablaufkoordination, Troubleshooting)
Nachbereitung: Feedback einsammeln, Learnings aufstellen & Reporting aufbauen
QUALIFIKATION
DAS BRINGST DU MIT (WICHTIG)
Nachweisbare Erfahrung im Eventmanagement (du hast Events bereits eigenständig geplant, vorbereitet & umgesetzt)
Du weißt, wie Events „wirklich laufen“: inklusive kurzfristiger Änderungen und pragmatischer Lösungen
Sehr starke Kommunikationsfähigkeit:
am Telefon: freundlich, souverän, verbindlich
schriftlich: klar, stilistisch sicher, professionell
Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch (C1/C2 oder vergleichbar)
Strukturierte Arbeitsweise, hohe Zuverlässigkeit, Blick fürs Detail
Sicherer Umgang mit gängigen Tools (z. B. Excel/Sheets, AI, Kalender und ggf. CRM/Projekttools)
PLUSPUNKTE (NICE TO HAVE)
Erfahrung mit RSVP-/Ticketing- oder Gästemanagement-Tools
Erfahrung mit Dienstleistersteuerung/Budgetüberblick
Bereitschaft zu gelegentlichen Abend-/Wochenendterminen bei Events
BENEFITS
Festanstellung in einem professionellen Umfeld
Viel Eigenverantwortung und direkte Wirkung auf sichtbare Projekte
Abwechslungsreiche Arbeit (Planung, Kommunikation, Durchführung)
Kurze Entscheidungswege und ein Team, das zusammen anpackt
Standort Hamburg, 3 Tage Office, 2 Tage Homeoffice
RAHMENBEDINGUNGEN
Start: ab sofort
Umfang: Festanstellung in Vollzeit
Unterschiedliche Event-Formate (mit intensiveren Phasen rund um die Termine)
BITTE SENDE UNS:
Lebenslauf (gern mit Event-Referenzen/Projektliste)
Ein paar Zeilen zu deiner Event-Erfahrung (Kein langes Anschreiben notwendig!)
Frühestmöglicher Starttermin
Gehaltsvorstellung
Bitte über den Link bzw. direkt die Join Plattform bewerben und nicht per E-Mail, sodass Eure Bewerbung auch wirklich ankommt.